Ser bueno gestionando proyectos es cuestión de seguir unas buenas prácticas, que normalmente derivan de metodologías, estándares, convenciones y pautas de anteriores proyectos en los que hemos estado involucrados.
Así que cada Project Manager tenemos nuestra propia lista de best practices según nuestra experiencia. Algunos ponemos más foco en la gestión de riesgos o stakeholders, otros en time management o gestión de personas.
Pero aquí te presentamos nuestra cata particular de Top best practices para Digital Project Managers para que puedas empezar a incorporarlas en tus proyectos y procesos.
1. Prepárate por la mejora continua
Normalmente los proyectos digitales se caracterizan por ser rápidos, cambiantes e iterativos. Aunque a veces puede ir en nuestra contra, esta velocidad también nos brinda la oportunidad para aprender y mejorar continuamente.
Así que, te recomendamos que aproveches los finales de los sprints, hitos o cierres de proyecto para realizar una retrospectiva con el equipo y con el cliente (si es posible). Ten en cuenta que nada es perfecto, y siempre hay mejoras posibles. El feedback y los conocimientos obtenidos te ayudarán para ajustar procesos, aprender y evitar errores similares.
Y una buena manera para poder aterrizar este feedback es haciendo partícipe al equipo de trabajo, a través por ejemplo de un brainstorming de ideas para mejorar los procesos, la comunicación o los métodos para futuros proyectos.
¡No tengas miedo en preguntar por feedback de tus fortalezas y aspectos a mejorar como Project Manager!
2. Identifica a tus stakeholders
Es esencial tener identificadas a las personas interesadas en el proyecto desde el inicio. De hecho, te recomendamos que crees una lista de personas anotando el nombre, cargo, contacto, impacto y rol real en el proyecto.
Es bueno definir qué personas formarán parte del core team y quiénes no, para poder establecer una estrategia de comunicación e información del proyecto para cada grupo.
Esta identificación de interesados, no solo es positiva para tenerles presentes a la hora de comunicar eventos del proyecto, sino que también se trata de tener a estas personas atraídas y engaged desde el principio, para que puedan expresar sus puntos de vista, necesidades e ideas.
3. Gestiona con empatía
Practicando la empatía te va a ayudar a entender el verdadero impacto de tu trabajo y cómo puedes hacerlo de la mejor forma posible.
No hay un manual o un proceso exacto para practicar la empatía, pero primero empieza por ti. Como Project Manager tienes que entender el porqué del proyecto y creértelo, independientemente de su tamaño o duración.
Para nosotros, esta es una de las claves de la gestión de proyectos. Empatiza con los clientes, los sponsors, el equipo, los recursos, los proveedores, los usuarios finales, etc. Entiende sus problemas, sus necesidades y sus retos; y observa cómo el proyecto les afecta y qué valor le dan para ayudar a entregar mejores resultados.
Así que, ¡empieza a creer en tus proyectos y a darles importancia, así inspirarás mucho más al equipo!
4. Afronta los riesgos
Cuando hablamos de proyectos digitales, hay muchos riesgos que vienen adheridos como nuevas tecnologías o nuevas soluciones que pueden llevar a un malentendido con el cliente sobre los límites de lo digital. Por tanto, los riegos en el entorno en que nos movemos se van transformando y cambiando a medida que avanzamos en el proyecto.
Para poder captarlos, lo mejor es crear una cultura de gestión de riesgos colaborativa involucrando a todo el equipo y partes interesadas a lo largo de todo proyecto, desde el inicio hasta el final.
Haz de la evaluación de riesgos una tarea habitual del proyecto y anima a los stakeholders a señalar nuevos riesgos tan pronto como sea posible para poder evitarlos o minimizarlos.
Y piensa que los riesgos no tienen por qué ser siempre negativos, de hecho, el plan de riesgos nos puede ayudar a detectar nuevas oportunidades.
5. Elige la metodología que mejor se adapte
Los que nos movemos en el entorno digital podemos debatir eternamente sobre si es mejor Agile o Waterfall, o un modelo híbrido. Pero el hecho más importante es que la metodología realmente se adapte al tipo de proyecto a desarrollar.
Así pues, debemos tener presente la naturaleza del proyecto, el tipo de entregables, las necesidades del cliente y sobre todo las preferencias del equipo ya que la metodología más ineficaz es aquella que nadie adopta o sigue.
6. Construye la confianza con transparencia
Las victorias a largo plazo se basan en las relaciones y la confianza que construyamos con todas las personas involucradas en el proyecto. Así que siempre que sea posible, tómate el tiempo para generar confianza con los clientes, el equipo, el sponsor y demás interesados.
Y cuando haya complejidades, comunícalas de forma transparente y lo más pronto posible. Eso sí, haciendo la preparación de nuestro mensaje y aportando soluciones viables, para no exponer el problema con las manos vacías.
Ten presente que el cliente o sponsor del proyecto delega y confía en ti para su gestión, así que espera que vuestra relación sea de confianza.
7. Sobrecomunica
Sí, “sobrecomunica” pero de forma efectiva.
Con la cantidad de personas involucradas directa o indirectamente en un proyecto, es importante asegurarse de que tu mensaje llegue y de que todo el mundo tenga la información correcta.
¿Cómo? Primero te recomendamos que establezcas un pequeño plan de comunicación en que todos los interesados estén de acuerdo, por ejemplo, estableciendo qué herramientas de comunicación utilizar para según qué tipo de comunicaciones, fijar la frecuencia de las reuniones, etc.
Durante el desarrollo del proyecto actualiza regularmente con el equipo y cliente el estado del proyecto (como el calendario, el presupuesto). Dales la oportunidad de preguntar, así te asegurarás que todo el mundo está en la misma línea de actualización del estado del proyecto.
Nuestro tip: comunica, comunica y comunica.
Wrap Up
Existen muchas otras mejores prácticas en la gestión de proyectos, y que obviamente, variarán de empresa a empresa, y seguramente también de proyecto a proyecto. No obstante, las que te hemos presentado son aplicables de forma horizontal y pueden mejorar radicalmente tu performance en los proyectos.
Lo importante pues, es que hagas un seguimiento de aquellas prácticas que ya tienes incorporadas y que te sirven y que no tengas miedo en adoptar y probar de nuevas.